Деловая документация – вплесни жизнь в артерии организаций

Документ (от лат. свидетельство, способ доказательства) – является одновременно и орудием труда сотрудника и результатом его труда.

Условно разделим все деловые документы на две основные группы:
- организационные – уставные документы, лицензии, инструкции, договора, отчеты, сертификаты;
- распорядительные – постановления, распоряжения, приказы;

В настоящее время документооборот осуществляется двумя способами:
- обычный документооборот. Просто складываем документы, лист за листом и образуются папки, затем полки, затем шкафы, затем комнаты и, наконец, здания (архивы) набитые бумагами;
- электронный документооборот – создание и хранение документов в электронном виде с использованием компьютерных программ, которые помогают качественно и быстро создать текстовой документ, таблицу, график, провести необходимые расчеты, и хранить в компьютере целые библиотеки из документов.

Основная функция деловой документации организовать полный жизненный цикл любого документа от создания его проекта до отправки в архив.

Наиболее функциональным способом для этого является электронный документооборот, так как он:
- структурирует информацию, создавая всевозможные базы данных, на основе компьютерных программ; - скорость поиска документа не сопоставима с поиском вручную;
- хорошо защищает конфиденциальность информации и бережет документы от исчезновения;
- легко можно вносить исправления в документ любой сложности;
- экономия на копировании, канцелярии;

Ограничения электронного метода связаны с тем, что в определенных случаях и системах учета, связанных с инструкциями и действующим законодательством (например, бухгалтерском учете или торговых операциях), необходимы первичные документы с живыми печатями и подписями. В таких случаях обычно применяется смесь из электронного и обычного документооборота.

Современная деловая документация должна служить элементом маркетинга и рекламы. Штампы и печати организации должны быть выполнены стильно и профессионально.

Деловая документация, должна быть выполнена в едином фирменном стиле - это усиливает имидж любой организации. При разработке фирменных бланков, конвертов, визитных карточек обычно используются фирменные цвета, товарный знак или логотип организации. Комплект деловой документации может быть создан как для внутреннего использования, так и для внешних партнеров и клиентов.

Дизайн различных фирменных бланков с применением различных видов графического и полиграфического оформления разрабатывается для письменных, электронных и факсимильных сообщений.

Агентство рекламы и дизайна ADVECON создаст индивидуальный комплект деловой документации для Вашей фирмы в любом виде: от полиграфических до электронных образцов. Посмотреть уже выполненные работы в различных направлениях можно в нашем портфолио.